Rebecca Knight en hbr.org del pasado 31 de diciembre plantea que la tarea de gestionar a un colaborador desorganizado puede ser una experiencia enloquecedora, por lo que recomienda una serie de estrategias, apoyada en las ideas de Elizabeth Grace Saunders y Linda Hill. Éstas son:
1.- REFLEXIONAR SOBRE LA GRAVEDAD DEL PROBLEMA. Primero debemos tener claro cuáles son la causa y el efecto de la desorganización del profesional, dice Hill, para lo cual debemos comenzar analizando cómo se manifiesta, por ejemplo si es en forma de incumplimiento de fechas límite de entrega de proyectos o de llegar tarde a reuniones. Posteriormente debemos ver si su comportamiento interfiere con el desempeño de su equipo y seleccionar qué aspectos de su conducta son negociables y cuáles no, ya que por ejemplo una mesa de trabajo que sea un caos aparentemente aunque nos moleste probablemente no tiene una repercusión importante.
2.- MOSTRAR EMPATÍA. Lo siguiente a considerar es cuál puede ser la causa raíz que está detrás de ese comportamiento y si siempre ha sido así o es esta conducta nueva y mostrar empatía y comprensión.
3.- HABLAR CON EL COLABORADOR. Si las actitudes y comportamientos del profesional están dañando la productividad del equipo hay que decir algo. Para ello podemos ayudar al trabajador a ser consciente del impacto y de las consecuencias de su desorganización y a buscar formas para remediar la situación.
4.- COMPARTIR BUENAS PRÁCTICAS. Se puede ayudar, también, al colaborador a través de ser un modelo del comportamiento que queremos corregir, explicándole cómo lo hacemos nosotros para no despistarnos. Podemos seleccionar cosas sencillas que hacemos y que la otra persona no ha pensado en ellas, siempre sin olvidar que compartir es bueno pero no tiene que convertirse en una directriz ya que las mentes de cada uno están programada de forma distinta y debe dejarse espacio para la flexibilidad.
5.- OFRECER RECOMENDACIONES PARA SU DESARROLLO PROFESIONAL. En lugar de reprender Saunders propone apelar al interés personal del colaborador desorganizado, ayudándole a que sea consciente de cómo si mejora en esta área puede beneficiarle. Por ejemplo haciéndoles ver que las personas muy desorganizadas tienden a compensar trabajando más horas o son vistos por los demás como caóticos y poco fiables.
6.- AYUDARLES A PLANIFICAR. Una de las características más comunes de los trabajadores desorganizados es su incapacidad para distribuir de forma adecuada su tiempo entre las tareas que tienen asignadas. No saben establecer prioridades porque no saben por dónde empezar. Si este es el caso se puede ayudar a que aprendan a dividir sus tareas, por ejemplo al comienzo de un proyecto determinar con ellos cuáles son los puntos críticos intermedios, las metas parciales y los productos intermedios y finales.
7.- SER PACIENTES. Debemos ser conscientes de que no existe una solución rápida para este problema y que cambiar hábitos se puede lograr pero lleva su tiempo y reconocer cuándo vemos avances y mejoras.
Como conclusión la autora sugiere una serie de principios para recordar:
HACER:
a).- Determinar si la conducta del colaborador impacta negativamente en el desempeño de la organización o del equipo.
b).- Explicarle al profesional desorganizado cómo el ser más organizado va a redundar positivamente en sus posibilidades de desarrollo profesional.
c).- Ser comprensivos ya que podemos no conocer los esfuerzos que tiene que realizar ese colaborador para ser productivo.
NO HACER:
a).- Mimar y consentir. Tenemos que ayudar a que el profesional sea consciente del impacto de su desorganización y delas consecuencias que tiene para su equipo.
b).- No compartir nuestras propias estrategias para organizarnos.
c).- Ser impaciente. Los progresos llevan tiempo por lo que debemos reconocer los esfuerzos del profesional y celebrar sus logros.
Isabel Carrasco
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